Afhandeling subsidieaanvraag

Wij antwoorden binnen twee maanden na ontvangst van een subsidie-aanvraag. Desgewenst wordt er een locatiebezoek afgelegd. Het besluit om wel of niet subsidie toe te kennen wordt door het bestuur van Stichting Boek & Wurm genomen. De aanvrager krijgt geen inzage in de interne afwegingen van het bestuur.

Honorering

Als de stichting de aanvraag honoreert of deels honoreert, krijgt de aanvrager hiervan zo snel mogelijk bericht. De stichting informeert vervolgens wanneer het werk in de planning staat, naar begin- en einddatum, en of de aanvrager BTW-plichtig is.

Keuze restaurator

Degene die de aanvraag doet kiest de restaurator of het restauratie-atelier. Daar bemoeit de stichting zich zijdelings mee; van de restaurator wordt een plan van aanpak verlangd.

Rapportage en documentatie

De stichting stelt dan een afsprakenbrief op, een soort contract, dat beide partijen ondertekenen. In deze brief wordt ook vastgelegd dat we een eindrapportage verwachten, bij langlopende projecten ook soms tussenrapportages. Deze rapportages moeten ons inzicht geven of de werkzaamheden goed zijn uitgevoerd, maar dient ook als documentatie: wat is er met het boek gebeurd en op welke gronden is voor deze aanpak gekozen? Het gaat erom het boek zo authentiek mogelijk te houden en de ingrepen vast te leggen. Zoals een conservatie-architect eens zei: ‘Als je ziet dat wij geweest zijn, hebben we iets niet goed gedaan.’

Tijdens de werkzaamheden houden we een vinger aan de pols. Loopt het project goed, loopt het op schema? Van een veranderde aanpak of overschrijdingen van tijdafspraken en budget worden we graag op de hoogte gebracht. Als de rapportage voldoende is – soms stellen wij nadere eisen – en de factuur namens de aanvrager arriveert, keren we de subsidie uit. Vaak bezoekt het bestuur de instelling om het proces of het resultaat te bekijken.

Publicatie

Het conservatie-verslag wordt, met een korte beschrijving van het project op de website gezet, waarbij we ons tot de bijzondere aspecten van het project proberen te beperken. Een herhaalde uiteenzetting over schoonmaakwerkzaamheden en de roetspons gaat op den duur vervelen. Ook proberen we het verslag rijkelijk van beeld te voorzien.